为规范公司档案管理，增强公司档案的规范性、实用性和有效性，特制定本制度。
（一）归档范围
公司的规章制度、年度计划、统计资料、人事档案、财务档案、审计档案、经营情况、会议记录、委托书、合同协议、项目方案、通知、简报、媒体的报道、上级文件、活动材料等具有保存及参考价值的文件资料，以及各企业档案、居民档案、福利发放、民事调解、治安保卫、党员活动等资料。
（二）公司的档案管理由秘书兼职档案管理员负责。
（三）档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
（四）资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、各科室、部门举办各种活动，由各科室部门负责收集整理，形成完整的文件或音像资料，3日内转到档案室。
（五）资料的分类与归档
1、公司档案资料依据归档范围进行分类。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
（六）档案的借阅
1、总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过7天。秘密级档案的借阅应由分管领导批准。
4、档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
③档案阅毕直接归还档案室，严禁借阅者将档案资料私转他人，以防丢失。
（七）档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》，交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5、在销毁公司档案资料时，必须由分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。 |
